Jak zorganizować lokalną konferencję samorządów uczniowskich?

Wszyscy aktywiści i aktywistki wiedzą, jak ważne jest czerpanie z wiedzy i doświadczeń innych osób zajmujących się podobną tematyką. Nie inaczej jest z przedstawicielami i przedstawicielkami władz samorządów uczniowskich. Gminne czy wojewódzkie spotkania SU mogą być świetną okazją do dzielenia się dobrymi praktykami i wspólnego rozwiązywania problemów.

Zorganizowanie takie wydarzenia może wydawać się dużym wyzwaniem. Jeśli jednak zabierzecie się za przygotowania odpowiednio wcześnie, stworzycie szczegółowy harmonogram i podział zadań w zespole, efekty powinny wynagrodzić Wam trud przygotowań ☺ Jak się za to zabrać? O czym pamiętać?

Przygotujcie dobry plan pracy

Szczegółowa rozpiska z harmonogramem przygotowań i podziałem zadań może Was uchronić przed niejedną wpadką. Dzięki niej będziecie widzieć, czy wszystko idzie zgodnie z planem i nie potrzebujecie dodatkowego wsparcia. W trakcie realizacji projektu zawsze pojawiają się niespodziewane sytuacje takie jak dodatkowe sprawdziany czy nieprzewidziane problemy. Warto unikać więc kumulowania się zadań w jednym terminie i zapisywać czas trwania poszczególnych działań z lekkim zapasem.

Rozdzielenie zadań na początku przygotowań pozwoli Wam uniknąć sytuacji, w której coś nie zostanie zrobione, bo nikt nie czuł odpowiedzialności za dane zadanie. Obowiązki starajcie się rozdzielać według umiejętności i zainteresowań każdej z osób. 

Określcie potrzeby i cele spotkania

Często zapominamy o tym, po co właściwie chcemy zorganizować jakieś wydarzenie. Dlaczego jest potrzebne? Na jakie problemy i potrzeby ma odpowiedzieć? Postarajcie się sprawdzić, czego brakuje samorządom uczniowskim w Waszej okolicy. Pomysłów na działania? Wiedzy o prawach i obowiązkach uczniów i uczennic? Może bardziej umiejętności niezbędnych przy realizacji projektów albo wskazówek dotyczących współpracy z gronem pedagogicznym, rodzicami i lokalną społecznością?

Postarajcie się dotrzeć do przedstawicieli i przedstawicielek władz samorządów uczniowskich z Waszego miasta lub gminy, sprawdźcie, czy byliby zainteresowani takim wydarzeniem i czego by od niego oczekiwali. Wiele samorządów ma swoje adresy mailowe bądź profile w mediach społecznościowych. Możecie próbować kontaktować się z nimi także przez sekretariaty szkół i znajomych. W dotarciu do szkół z całego województwa pomóc może odpowiednie Kuratorium Oświaty.

Sprawdźcie, co będzie Wam potrzebne i jak możecie to zdobyć

Bez sali na spotkanie czy materiałów warsztatowych raczej się nie obejdziecie. W miarę możliwości starajcie się korzystać z lokalnych zasobów.

• Miejsce spotkania - sprawdźcie, jakiej przestrzeni będziecie potrzebować. Ile osób będzie uczestniczyć w spotkaniu? Czy wystarczy Wam jedna sala do swobodnej pracy i dyskusji? Może jednak będziecie chcieli dzielić się na grupy warsztatowe i chcielibyście skorzystać z osobnych pomieszczeń dla każdej z nich? O udostępnienie miejsca możecie poprosić dyrekcję swojej szkoły bądź lokalne centrum kultury. Na kameralne dyskusje w mniejszym gronie możecie zaprosić gości i gościnie do klubokawiarni. Niektóre z nich, zwłaszcza w większych miastach, chętnie udostępniają swoje sale na wydarzenia społeczne. O przestrzeń na oficjalne spotkania i debaty warto zapytać urząd miasta/gminy bądź lokalny teatr.
• Opieka dorosłych - jeśli spotkanie będzie odbywać się w czasie zajęć lekcyjnych i będą na nim obecne osoby niepełnoletnie, koniecznie zadbajcie o opiekę osób dorosłych nad spotkaniem. O pomoc zwróćcie się do opiekuna/opiekunki samorządu uczniowskiego w Waszej szkole lub lokalnej młodzieżowej rady.
• Napoje i przekąski - uczestnikom i uczestniczkom warto warto zapewnić poczęstunek a nawet obiad, jeśli spotkanie jest całodniowe i biorą w nim udział osoby spoza Waszej miejscowości. Ciasta i kolorowe kanapki możecie przygotować sami w domach. O gorącym posiłku porozmawiajcie z osobami prowadzącymi szkolną stołówkę albo pobliską restaurację. Skąd wziąć na to pieniądze? Odpowiedź znajdziecie w części o sojusznikach i sojuszniczkach wydarzenia.
• Relacja foto/wideo - warto pamiętać o udokumentowaniu spotkania. To może być nie tylko dobra pamiątka z wydarzenia, ale również materiał, który możecie wykorzystać w przyszłości do promowania kolejnych wspólnych działań samorządów uczniowskich czy pozyskiwania partnerów i partnerek. Nagranie wideo z debat i dyskusji sprawi, że żadne ważne wnioski i pomysły Wam nie uciekną, będziecie je mogli przesłać również nieobecnym na spotkaniu, ale zainteresowanym Waszą działalnością osobom.

Znajdźcie sojuszników i sojuszniczki

Partnerzy i partnerki wydarzenia mogą być dla Was niezwykłym wsparciem. Zarówno merytorycznym i promocyjnym jak również finansowym. Do kogo warto się zwrócić?

• Dyrekcja  szkoły i rada rodziców - szkoła może okazać się Waszym największym sojusznikiem. Tutaj znajdziecie idealne sale na spotkanie i warsztaty, przychylnego nauczyciela bądź nauczycielkę możecie poprosić o opiekę, do rady rodziców warto zwrócić się z prośbą o drobne fundusze na poczęstunek i materiały warsztatowe takie jak flipcharty czy markery.
• Kuratorium oświaty - kuratorium może Wam pomóc w dotarciu do szkół, których przedstawicieli i przedstawicielki chcecie zaprosić. To może być również świetny partner merytoryczny, który opowie o nurtujących Was zagadnieniach związanych z edukacją w Waszym regionie.
• Organizacje pozarządowe - warto zwrócić się do nich o wsparcie merytoryczne. Różne NGOsy mogą dysponować materiałami edukacyjnymi, które poszerzą Waszą wiedzę w tematach, którymi chcecie zajmować się na spotkaniu. Wiele z nich współpracuje również z trenerami i trenerkami oraz animatorami i animatorkami, którzy mogą pomóc Wam w stworzeniu programu spotkania i towarzyszących mu prac grup roboczych. Może będą mogli poprowadzić również dla Was warsztaty? Pamiętajcie jednak, że może to wiązać się z koniecznością pokrycia wynagrodzenia za prowadzenie oraz kosztów dojazdu do Waszej miejscowości. Wiele cennych materiałów dotyczących funkcjonowania i organizacji pracy samorządu uczniowskiego znajdziecie na stronie samorzad.ceo.org.pl oraz samorzaduczniowski.org.
• Młodzieżowa Rada - młodzieżowi radni i radne najczęściej wybierani są w szkołach, powinni więc dość dobrze orientować się w sytuacji szkolnych samorządów. Często mają już doświadczenie w organizacji podobnych imprez, także przy wsparciu władz lokalnych. Mogą wesprzeć Was w kwestiach organizacyjnych i merytorycznych. Najprawdopodobniej będą też zainteresowani możliwością nawiązania lepszych kontaktów z przedstawicielami i przedstawicielkami władz samorządów uczniowskich oraz rozmowy o możliwej współpracy między radą a szkołami. Młodzieżowe rady powstają na poziomie niektórych gmin, miast i województw.
• Lokalne firmy - nie macie funduszy na pokrycie kosztów poczęstunku czy druku materiałów dla uczestników i uczestniczek? Zaproponujcie partnerstwo lokalnym przedsiębiorcom i przedsiębiorczyniom. Pamiętajcie jednak, że prosząc o wsparcie warto zawsze zaproponować też coś od siebie. Pomyślcie, co możecie oferować w zamian za pomoc, zapytajcie też o oczekiwania potencjalnego partnera/partnerki. 
• Władze lokalne - o wsparcie warto zwrócić się także do urzędu miasta lub gminy. Być może władze będą w stanie wesprzeć Was finansowo lub rzeczowo (zapewniając np. wyżywienie, salę na konferencję, materiały warsztatowe). Nie zapominajcie także o możliwości debaty z przedstawicielami i przedstawicielkami urzędu dotyczącej lokalnej polityki na rzecz młodzieży i możliwości współpracy między władzami a młodzieżą.

Jak przekonać potencjalnych sojuszników i sojuszniczki do swojego pomysłu? Przygotujcie materiały opisujące krótko ideę oraz cele Waszego projektu, potrzeby oraz korzyści, jakie osiągnie Wasz sojusznik bądź sojuszniczka wspierając organizację wydarzenia. Spróbujcie umówić się na spotkanie, w czasie którego przedstawcie swój pomysł i porozmawiacie o potencjalnej współpracy. Jeśli to niemożliwe, wyślijcie zaproszenie do współpracy mailowo, warto też zadzwonić bezpośrednio do firmy lub urzędu. O tym, jak przygotować się do rozmowy przeczytacie więcej tutaj.

Zadbajcie o dobry program konferencji

Już samo spotkanie innych osób zaangażowanych w działania na rzecz swoich szkół może być inspirującym doświadczeniem. Warto jednak zadbać, by z organizowanej przez Was konferencji wycisnąć jak najwięcej, nie tylko w kwestiach towarzyskich i motywacyjnych. Sprawdźcie wyniki diagnozy oczekiwań i potrzeb samorządów uczniowskich w Waszym sąsiedztwie, zastanówcie się, czego sami potrzebujecie do skutecznego działania na rzecz szkoły.

Co warto uwzględnić w programie? Na pewno chociaż krótki czas na poznanie się uczestników i uczestniczek, ułatwi to późniejszą wymianę opinii i dzielenie się pomysłami na forum, może pomóc również w nawiązaniu trwałego kontaktu. Postarajcie się przewidzieć też czas na podzielenie się dobrymi praktykami, które inni będą mogli wykorzystać w swoich szkołach. Wspólna praca może dotyczyć również rozwiązywania problemów, z którymi borykacie się w codziennej pracy na rzecz szkolnych kolegów i koleżanek. Jak zorganizować prace szkolnego rzecznika bądź rzeczniczki praw ucznia i uczennicy? Skąd brać fundusze na działania samorządu? Jak nawiązywać kontakty z lokalnymi przedsiębiorstwami i wychodzić do społeczności lokalnej? Co zrobić, by poprawić bezpieczeństwo w drodze do szkoły albo zapobiegać agresji wśród młodych? W jaki sposób zwiększać dostęp młodzieży z Waszej miejscowości do kultury? To przykładowe tematy, którymi możecie się zająć.

Warto porozmawiać również o wspólnych działaniach uczniów i uczennic z różnych szkół. Skupcie się na rozwoju pasji wśród młodzieży, zdobywaniu nowej wiedzy lub umiejętności przydatnych np. na rynku pracy albo rozwiązywaniu problemów najbliższego otoczenia - zmienianiu przestrzeni publicznej na bardziej przyjazną czy na przeciwdziałaniu wykluczeniu pewnych grup społecznych.
Starajcie się kończyć każdą część spotkania podsumowaniem i zebraniem konkretnych wniosków - pomysłów na rozwiązanie problemu, dobrych praktyk z działań szkolnych, ustaleń dotyczących realizacji wspólnego projektu z uwzględnieniem osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania i terminów kolejnych etapów przygotowań.

Co po spotkaniu?

Poproście uczestników i uczestniczki o informację zwrotną dotyczącą spotkania. Czy było przydatne? Co im się podobało a nad czym powinniście w przyszłości popracować? Czy widzą potrzebę kolejnych spotkań i czego by od nich oczekiwali?
Spiszcie również notatkę uwzględniającą wnioski ze spotkania i plany na przyszłość. Zastanówcie się, kto może być zainteresowany efektami prac młodzieży. Może pojawiły się kwestie, które będą ważne z punktu widzenia kuratorium albo urzędu gminy? Warto też zastanowić się nad przesłaniem notatki prasowej podsumowującej spotkanie do lokalnych mediów. I koniecznie dajcie znać o swoim spotkaniu nam! :)

Powodzenia!

Paula Langnerowicz