Feedback!

To, jakie zdobędziesz informacje, a często i efekty działania, zależą od tego, w jaki sposób będziesz komunikował się z otoczeniem.

Umiejętność komunikowania się jest przydatna nie tylko w pracy czy w trakcie trwania projektu, ale również w życiu codziennym – w rozmowie z mamą, koleżanką czy nauczycielem. Wydaje się, że to taka prosta sprawa. Rozmowa. Okazuje się, ze niekoniecznie i nie zawsze.

Co to jest informacja zwrotna?

Informacja zwrotna, którą możemy spotkać często pod nazwą wywodzącą się z języka angielskiego „feedback”, jest sposobem przekazywania swoich uwag i spostrzeżeń drugiej osobie. Charakteryzuje się przede wszystkim tym, że jest oparta na faktach i nie zawiera żadnego elementu oceniającego zachowanie odbiorcy.

W jakich sytuacjach?

Informację zwrotną masz szansę udzielić tak naprawdę w każdym momencie dnia, podczas każdej rozmowy. Możesz przekazać ja mamie, rodzeństwu, koleżance lub koledze, w zależności od sytuacji której jesteśmy uczestnikiem. Dla każdego aktywisty informacja zwrotna jest szczególnie ważna w momencie trwania projektu i wykonywania poszczególnych aktywności oraz przy podsumowywaniu działań.

Zazwyczaj nie działamy samodzielnie. Jeśli jesteś liderem zespołu, odpowiadasz za morale grupy. Każdy, kto odpowiada za przygotowanie poszczególnych aktywności, odczuwa potrzebę bycia docenionym. Potrzebuje jej nawet w momencie, w którym nie do końca mu się wszystko udało. A może przede wszystkim wtedy?

Na przykładzie najłatwiej

Wyobraźmy sobie sytuację… Twój kolega został konferansjerem podczas uroczystego apelu szkolonego. Ty zostałeś na widowni i wchodzisz w rolę obserwatora. Twój kolega ma bardzo ciekawy głos, którym potrafi przyciągnąć uwagę publiczności, jednak mówi odrobinę zbyt szybko. Jest to jego pierwsze wystąpienie przed tak dużą publicznością, więc zestresowany patrzy głównie na Ciebie, aby się uspokoić. Dobrze wychodzi mu współpraca ze swoją koleżanką, która jest konferansjerką do pary, jednak patrząc na tę dwójkę zastanawiasz się, kiedy Twój kolega nabije jej jakiegoś siniaka przez swoją silną gestykulację.

Po wszystkim. Jak to koledzy, rozmawiacie. W końcu pada pytanie, którego trochę się bałeś – „Jak było?”

I tu zaczyna się Twoja najważniejsza rola. Możesz odpowiedzieć na dwa sposoby:

1)      Słuchaj, stary, połowy słów to nie zrozumiałem, bo mówiłeś z szybkością karabinu maszynowego. W sumie trochę jakbyś wcielił się w jego rolę, bo do tego tak mocno gestykulowałeś, że myślałem, że ta dziewczyna, co stała obok Ciebie, wyjdzie z siniakami. Wiesz, no ogólnie Twój pierwszy raz, nie wymagajmy cudów… A i jeszcze przez cały apel się patrzyłeś prosto na mnie! Serio, czułem się w pewnym momencie trochę nieswojo…

2)      Ogólnie w porządku. Jak na pierwszy raz poradziłeś sobie naprawdę dobrze! Wiedziałem, że masz głos mocno zachęcający do słuchania, ale nie spodziewałem się, że aż tak! Serio, aż chciało się bardziej uważać. Było to odrobine utrudnione, bo się zestresowałeś i mówiłeś szybciej niż normalnie. Następnym razem trochę zwolnij! Wydaje mi się również, że mógłbyś częściej spoglądać na resztę widowni. Tak dla większego profesjonalizmu, żeby każdy czuł, że go słuchasz. Podobno kiedy patrzy się odrobine ponad głowy słuchaczy to wszystkim się wydaje, że patrzysz właśnie na nich! I następnym razem weź ze sobą podkładkę i zapisany tekst. Będziesz się mniej stresował i dzięki temu mniej gestykulował. To, co mi się jeszcze rzuciło w oczy, to jak bardzo zgrabnie współpracowałeś z tą dziewczyną, która stała obok! Znaliście się wcześniej? Tak dobrze się dogadywaliście, że aż zastanawiałem się, czemu mnie nigdy z nią nie poznałeś, bo wyglądała na dobra koleżankę. Naprawdę dobrze wypadłeś.

Widzicie różnicę? Drugi sposób jest odrobinę bardziej rozbudowany, to prawda, ale wyobraź sobie reakcję Twojego kolegi po tym, jakbyś zaprezentował mu swoje zdanie przy pomocy pierwszego sposobu. Najprawdopodobniej nigdy więcej nie zgodziłby się być konferansjerem na apelu, choć jego błędy wynikały z niedopracowania. Twoja opinia przedstawiona za pomocą drugiego sposobu, nie dość, że byłaby o niebo bardziej merytoryczna, to Twój kolega z przyjemnością spróbowałby jeszcze raz, aby móc poprawić swoje błędy.

Podstawowe zasady

Wszystko tak naprawdę rządzi się swoimi prawami, nawet udzielanie informacji zwrotnej.

1.       MÓW BEZPOŚREDNIO  - zwracaj się bezpośrednio do osoby, z którą rozmawiasz. Nie mów o niej w trzeciej osobie.

2.       NIE ODWLEKAJ – oceniaj zaistniałą sytuację najlepiej zaraz po tym, jak miała miejsce! Im dłużej to odwlekasz, tym mniej będziesz pamiętał jak sytuacja wyglądała w rzeczywistości.

3.       OCENIAJ ZACHOWANIE – tak naprawdę nikt nie powinien oceniać zachowania drugiej osoby; Ty też tego nie rób udzielając informacji zwrotnej! Oceniaj wyłącznie zachowanie/ sytuację jaka miała miejsce, nie osobę.

4.       MÓW KONKRETNIE – nie ubieraj każdej myśli w piękne słowa, bo cały komunikat w końcu straci na wartości – mów konkretnie! Podawaj konkretne przykłady zachowań, które miały miejsce.

5.       NIE WNIOSKUJ POCHOPNIE – zastanów się dwa razy, zanim wysnujesz i przekażesz pochopny wniosek

6.       WAŻNE JEST TU I TERAZ – nie omawiaj połowy życia osoby, z którą rozmawiasz, a skup się na tej konkretnej sytuacji, o której mówicie!

7.       ZRÓBCIE TO SAMI – publiczność do udzielenia informacji zwrotnej jednostce, jest totalnie niepotrzebna. Inna sprawa, gdy przekazujesz informację zwrotną grupie osób.

8.       NIE MÓW O TYM, NA CO NIE MACIE WPŁYWU – jeśli nie macie wpływu na niektóre czynniki, a warto skupić uwagę na czymś, co zmienić możecie, to po co o tym mówić?

9.       JASNO FORMUŁUJ SWOJE OCZEKIWANIA – nie każ się domyślać. Powiedz jasno i konkretnie jakiej zmiany oczekujesz.

10.   POMYSŁY – NIE RADY – nie umoralniaj, nie stawiaj się wyżej – podziel się jedynie swoimi pomysłami i pozwól, aby osoba, z którą rozmawiasz, sama wyciągnęła wnioski.

11.   SKUP SIĘ NA KORZYŚCIACH – nie myśl o tym, jakie korzyści z tej rozmowy wyniesiesz Ty, a na tym, co Wasze spotkanie, może dać osobie, z którą rozmawiasz.

12.   NIE ZA DŁUGO – warto powiedzieć jak najwięcej, ale bez przesady!

13.   SKUP SIĘ NA POZYTYWACH – jasne, powiedz co było źle, ale poprzedź to i zakończ czymś miłym! Niech ta osoba wie, że jej działanie było niedopracowaniem lub niewiedzą, a nie totalnym bezsensem.

TO JEST PROSTE!

Udzielanie informacji zwrotnej nie jest trudną sprawą, jednak warto pamiętać o niektórych zasadach, które powinny się podczas tego procesu przewijać.

Przede wszystkim pamiętaj, że prawidłowe udzielenie informacji zwrotnej jest SZALENIE WAŻNE dla osoby, z którą rozmawiasz. Często może zadecydować to o jego dalszej działalności w danym przedsięwzięciu.

Istnieje wiele rodzajów i metod udzielania informacji zwrotnej. Grunt, żebyś dobrał odpowiednią dla siebie!

POWODZENIA!