Jak zorganizować spotkanie z ekspertem?

Spotkania z ekspertem potrafią być naprawdę owocne i inspirujące. Przygotowanie dobrej wizyty wymaga sporo zaangażowania, ale warto podjąć wysiłek dla efektu finalnego.

1. Miejsce

Zastanówcie się czy chcecie zorganizować spotkanie otwarte dla chętnych czy wyłącznie dla zaproszonych osób. Od tego zależy wielkość sali, w której wszystko powinno się odbyć. Możecie porozmawiać z dyrekcją szkoły o udostępnieniu auli lub sali lekcyjnej. Możecie również zwrócić się z prośbą do miejskiego domu kultury czy miejscowej kawiarni – wszystko zależy od charakteru spotkania i zaproszonych gości.

2. Czas

Ważne aby data i godzina spotkania były skonsultowane z ekspertem. Nie zapominajcie jednak o osobach, które mają uczestniczyć w spotkaniu. Jeśli chcecie zaprosić szkolnych kolegów i koleżanki w trakcie zajęć lekcyjnych, porozmawiajcie najpierw z dyrekcją. Osoby odpowiedzialne za plan lekcji będą potrafiły najtrafniej wytypować godzinę i dzień, który będzie pasował jak największej liczbie uczniów.

Godzina odgrywa dużą rolę także przy organizacji spotkania poza szkołą. O której Wasi rówieśnicy wychodzą ze szkół? Czy mają jakieś zajęcia pozalekcyjne? Czy w mieście nie odbywa się przypadkiem w tym samym czasie akcja, która mogłaby zaważyć na niższej frekwencji podczas spotkania z ekspertem? To podstawowe pytania, które powinniście sobie zadać.

3. Formuła spotkania

Dostosujcie formę prowadzenia do zaproszonego eksperta, tematu spotkania i efektów jakie chcecie uzyskać.

• Debata – pozwoli na zadawanie konkretnych pytań i interakcję pomiędzy ekspertem a słuchającymi. Może przyjąć formę panelu, wtedy ekspert rozpocznie spotkanie wystąpieniem dotyczącym tematu spotkania.
• Warsztat – umożliwi ekspertowi przekazanie wiedzy i umiejętności oraz podzielenie się z uczestnikami swoim doświadczeniem w danej dziedzinie.

Spotkanie w mniejszym gronie może nie mieć tak formalnych ram. Niezależnie od formy jaką wybierzecie, powinniście sporządzić plan spotkania. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych stresów w trakcie i wyciągnąć z wizyty jak najwięcej się da.  

4. Podział zadań i harmonogram prac

Stworzenie podziału zadań i rozpisanie przygotowań na konkretne etapy (z podaniem czasu realizacji zadania) ułatwi Wam sprawną organizację. Usiądźcie razem i zastanówcie się nad wszystkimi działaniami, które musicie wykonać. Spiszcie także wszystkie potrzeby – zaczynając od sali na spotkanie i kończąc na szklankach z wodą. Dzięki temu nie zapomnicie o niczym, nie będziecie musieli działać na ostatnią chwilę i skupicie się na wyciąganiu doświadczeń ze spotkania.

5. Dress code

Charakter spotkania zazwyczaj narzuca pewne wymagania co do ubioru. Na debatę z poważnym biznesmanem czy politykiem nie wypada przyjść w jeansach i t-shircie. Jednak warsztat z lokalnym działaczem nie będzie wymagał już tak oficjalnego stroju. Warto poinformować uczestników o tym, jaki strój będzie najlepiej widziany i oczywiście samemu dostosować się do sytuacji.

6. Promowanie spotkania

Niezależnie od tego czy spotkanie będzie miało charakter otwarty czy zamknięty, warto zadbać o odpowiednią promocję przedsięwzięcia. Przygotujcie plakaty informujące o dacie i miejscu wizyty, zamieście notkę o ekspercie w szkolnej gazetce, utwórzcie wydarzenie na facebooku, w którym opiszecie najważniejsze założenia spotkania. Możecie także zwrócić się z prośbą o przekazanie informacji do lokalnych mediów.

7. Dokumentacja i relacja

Jeśli ekspert wyrazi na to zgodę, pomyślcie o nagraniu wideo i fotorelacji ze spotkania. To nie tylko fajna pamiątka, ale także możliwość odtworzenia najważniejszych kwestii spotkania i przekazania dalej wyników Waszej pracy. W przypadku debaty dobrze jest ją protokołować. Dzięki temu żadna ważna kwestia nie zostanie zapomniana i pominięta.

O relacjonowanie spotkania można poprosić media, zarówno te lokalne jak i szkolne. Wywiad z ekspertem i artykuł o akcji będą świetną promocją wydarzenia i mogą zaowocować zwiększonym zainteresowaniem kolejnymi działaniami.

Materiał powstał w ramach dofinansowania przyznanego przez Fundację Bre Banku.