Jak napisać dobry wniosek?

Są działania, na których realizację potrzebne są środki finansowe. Czasem wsparcie lokalnych sojuszników i sojuszniczek może nie wystarczyć, warto więc starać się o dofinansowanie w ramach konkursów grantowych. Każdy z nich ma swoje specyficzne reguły i wymagania, ale pewne elementy są wspólne dla większości z nich. O czym pamiętać starając się o fundusze na projekt? Pokażemy Wam to na przykładzie wniosku w naszym konkursie minigrantowym „Wkrętak”.

Zanim zaczniecie wypełniać wniosek, przeczytajcie bardzo dokładnie ogłoszenie konkursowe i wszystkie towarzyszące mu załączniki. Bardzo często jest to regulamin udziału w konkursie oraz kryteria oceny wniosku. Jeśli nic nie stoi na przeszkodzie Waszego udziału w konkursie, przeanalizujcie wniosek o grant. Wszystko jasne? To do dzieła!

Kryteria formalne

To część wniosku, która pozwala szybko sprawdzić, czy spełniacie jako grupa inicjatywna (projektowa) warunki uczestnictwa w konkursie. W przypadku „Wkrętaka” najbardziej problematycznym kryterium okazało się to pierwsze: „Wszyscy członkowie grupy projektowej są uczniami lub uczennicami gimnazjum lub szkoły ponadgimnazjalnej.” Oznacza to, że również koordynator bądź koordynatorka projektu (jako część grupy projektowej) jest osobą w wieku ok. 13 – 19 lat. Wiele zespołów w tym miejscu wskazywało jednak nauczyciela bądź nauczycielkę co powodowało odrzucenie wniosku już na samym początku sprawdzania. Większość konkursów nie przewiduje możliwości poprawiania wniosków, ważne jest więc dokładne zapoznanie się z jego zasadami!

We Wkrętaku udział brać mogły grupy nieformalne, które nie posiadają osobowości prawnej (nie są instytucją, firmą bądź organizacją pozarządową). Większość konkursów kierowana jest jednak właśnie do NGOsów. W takim wypadku warto poszukać organizacji, która działa w Waszej społeczności i jest przychylna działaniom młodzieży. Przedstawcie swój pomysł jej pracownikom i pracowniczkom, rozwiejcie wszystkie wątpliwości. Jeśli dobrze przygotujecie się do rozmowy i udowodnicie, że jesteście odpowiedzialnym zespołem, organizacja na pewno zgodzi się wziąć za Was odpowiedzialność. Doświadczenie jej członków i członkiń może się zresztą okazać bardzo przydatne – zarówno na etapie pisania wniosku jak i w trakcie realizacji inicjatywy po otrzymaniu dofinansowania.

Opis projektu

To bardzo ważna część wniosku, która pozwoli oceniającym zorientować się, czy Wasz pomysł jest przemyślany, możliwy do realizacji i warty wsparcia. Starajcie się bardzo precyzyjnie i wyczerpująco (uwaga jednak na limity znaków!) odpowiadać na pytania. Jakich elementów niemal na pewno możecie się spodziewać?

• Opis odbiorców i odbiorczyń projektu (nazywanych również beneficjentami i beneficjentkami) – chodzi tu o wskazanie osób, do których skierowany jest projekt. Kto będzie w nim uczestniczył? Kto skorzysta na jego realizacji? Nie musicie wypisywać osób po imieniu, opiszcie ich jako całą grupę  Określcie wiek, płeć (jeśli jest istotna), miejsce zamieszkania, dokładną bądź przybliżoną liczbę osób, elementy wyróżniające grupę od innych (np. osoby z niewielkim doświadczeniem w działalności społecznej, zainteresowane sportem, zagrożone wykluczeniem społecznym). Jeśli jest na to miejsce, warto opisać krótko także sposób, w jaki będziecie rekrutować te osoby do projektu i w jaki sposób będą zaangażowane w jego realizację. Pamiętajcie, że to, kto może być odbiorcą/odbiorczynią projektu często jest wyszczególnione w regulaminie bądź kryteriach oceny wniosku!
• Opis celów projektu – to pytanie o zmiany, jakie zajdą w wyniku realizacji Waszego projektu. Przykładem może być wzrost zainteresowania młodzieży aktywnością społeczną, umocnienie więzi społeczności lokalnej, wprowadzenie zmian w przestrzeni publicznej. Pamiętajcie, że cele muszą być realne do osiągnięcia (liczy się tu chociażby czas na realizację, posiadane zasoby finansowe i osobowe, wiedza i umiejętności członków i członkiń grupy projektowej) oraz mierzalne. Czyli takie, których spełnienie da się udowodnić, np. 85% uczestników i uczestniczek projektu podjęło się działań na rzecz społeczności lokalnej w wyniku realizacji projektu, społeczność lokalna wypracowała sposób wzajemnej pomocy i regularnie się spotyka, a w pobliskim parku utworzono skate park.
• Opis działań projektowych – w tym miejscu musicie opisać, co wydarzy się w ramach projektu i jak w te działania będą zaangażowani odbiorcy i odbiorczynie. Pamiętajcie jednak, że wszystkie działania muszą mieć swoje uzasadnienie i prowadzić do realizacji celu projektu! Jeśli chcecie np. przeprowadzić warsztaty w szkołach, określcie ich tematykę, wskażcie osoby prowadzące (nauczyciel/nauczycielka, trener/trenerka z lokalnej organizacji pozarządowej, ekspert/ekspertka w danej dziedzinie), przybliżony program warsztatów. Elementy takie jak spotkania, wycieczki, debaty, przedstawienia również muszą mieć określony przebieg i związek z celami  projektu. Cenne są działania, w których uczestnicy i uczestniczki biorą czynny udział, są zaangażowani w ich planowanie i realizację).
• Opis potrzeby realizacji projektu – nawet najciekawszy projekt może nie uzyskać dofinansowania jeśli nie pokażecie, dlaczego istotna jest zmiana, którą spowoduje w ludziach i otoczeniu. Działanie zawsze powinno prowadzić do rozwiązania jakiegoś określonego problemu bądź zrealizowania potwierdzonej potrzeby. Opiszcie, skąd wiecie, że zaangażowanie młodzieży w aktywność społeczną jest niskie i dlaczego to ważne, by się zwiększyło (np. czytaliście o tym w raporcie, sami przeprowadziliście badania w swojej okolicy, a publikacja, na którą się powołujecie potwierdza pozytywny wpływ aktywności społecznej na rozwój umiejętności młodych ludzi przydatnych na rynku pracy). Im więcej konkretów takich jak wyniki badań, raporty, publikacje, wywiady z mieszkańcami i mieszkankami, tym pewniejsze jest, że realizacja Waszego projektu ma silne uzasadnienie.
• Efekty realizacji projektu – są silnie powiązane z celami projektu i będą stanowić potwierdzenie, że udało się je osiągnąć. Mogą być ilościowe (np. liczba przeszkolonych osób, stworzonych materiałów edukacyjnych, godzin przeprowadzonych warsztatów, zamontowanych w parku ławek) jak i jakościowe (wzrost wiedzy i umiejętności uczestników i uczestniczek, poprawa komunikacji między młodzieżą o władzami lokalnymi). Pamiętajcie o kryterium realności i mierzalności efektów!

Harmonogram działań

To jeden z elementów we wniosku, który pozwoli sprawdzającym ocenić realność Waszego projektu. Pokazuje, czy starczy Wam czasu na realizację wszystkich zaplanowanych działań. W harmonogramie możecie być również poproszeni o wskazanie konkretnych osób odpowiedzialnych za poszczególne zadania. Pamiętajcie, że koordynator bądź koordynatorka nie może być odpowiedzialna za wszystkie działania! Podzielcie się obowiązkami i mierzcie siły na zamiary! Spróbujcie przewidzieć, czy w danych momentach realizacji projektu nie będziecie przytłoczeni innymi obowiązkami i nauką a na realizację każdego z działań dajcie sobie trochę więcej czasu niż zakładacie – zawsze warto mieć trochę zapasu na nieprzewidziane problemy.

Budżet projektu

Zastanówcie się, czego będziecie potrzebować do realizacji projektu. Sprawdźcie, jakie zasoby już macie (sale na warsztaty w szkole, nagłośnienie w domu kultury, strona samorządu uczniowskiego, która posłuży promocji projektu) i na co niezbędne będą pieniądze. Starajcie się rozpisać jak najdokładniej wszystkie elementy. Zamiast kategorii „organizacja warsztatów” wyodrębnijcie kwotę, którą przeznaczycie na wynagrodzenie trenera/trenerki, poczęstunek dla uczestników i uczestniczek oraz materiały warsztatowe. Podobnie z elementami takimi jak „promocja projektu” –jaką kwotę przeznaczycie na zaprojektowanie plakatów, jaką na ich druk, ile pieniędzy wygospodarujecie na produkcję gadżetów związanych z projektem?

Pamiętajcie, że wpisywane kwoty muszą być realne! Sprawdźcie dokładnie ceny poszczególnych rzeczy i usług. Nie tylko zwiększy to realność realizacji Waszego projektu, ale sprawi również, że nie zabraknie Wam funduszy w trakcie trwania projektu.

Gdzie szukać informacji o konkursach grantowych? Z pomocą może Wam przyjść portal Eurodesk.pl, informacji szukajcie również na Działaszu :) Listę organizacji, które dofinansowują projekty młodych ludzi znajdziecie również w Niezbędniku Młodego Menedżera Kultury. Powodzenia!